こんにちは！
経営コンサルタントの竹内です！
先日、家でのんびり過ごしていると、
次女（中３）から声をかけられました。
「あれ？ お父さん、今日、一日、家にいるの？」
「うん、仕事は家でやろうと思ってね」
「じゃあ、どこにも出かけないの？」
「ああ」
「ほんと！ ずっと家にいてくれるの？」
「もちろん！」
やれやれ、久しぶりに家にいるせいか、娘が大喜びです。
中学３年生といえども、まだまだ子どもなんですね。
「お父さん、今日、家から１歩も出ないんだよね！」
「ああ、そうだよ♪」
「だったら、お願いがあるんだけど」
「なんだい？」
「顔に落書きさせて」
「は？」
「家から出ないんでしょ？」
「……うん」
「じゃあ、顔に落書きしてもいいでしょ、誰にも会わないんだし」
と言って、私のほっぺたに野良犬のような汚いスヌーピーをマジックで書いて、
「マジ、ちょーウケるー！」
といって、スマホで写真をパシャパシャと撮って、
ゲラゲラ笑いながら二階の自分の部屋に上がっていってしまいました。
そんな次女も、一ヵ月後には高校受験。
受験直前でストレスもだいぶ溜まっていると思いますので、
しばらくは家で仕事をするのは止めようと思います……。
ということで。
本日のメルマガのネタは「コストダウン」についてのお話。
みなさんの会社は、コストダウンにしっかりと取り組んでいますか？
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なんの苦労もナシに「コストダウン」なんてできるわけがない
私、非常に出張が多いこともあり、
昔から事務所の電話受付は、外注の『秘書サービス』を活用しています。
つまり、私の事務所でスタッフが電話を受けるのではなく、
外注の秘書サービスセンターに電話が転送されて、
そこで「有限会社いろはです」といって、電話を受けてもらっているんですね。
電話を受けたら、外注秘書から電話の内容が僕の携帯にメールで送られてきて、
それを確認して、折り返しお客さんに僕のほうから電話をかける……というのが、
うちの会社の昔からのビジネススタイルになっています。
このやり方であれば、電話が鳴って仕事が邪魔されることもありませんし、
人を一人電話番で雇うコストが削減できます。
また、大切な仕事の電話を取り逃すこともありませんし、
外注業者なので、電話番が病気で休んだり、文句を言ったりすることもありません。
煩わしい営業の電話は、全てカットしてくれて、
お客さんからのコンサルティングの予約も、私のスケジュール表をみながら埋めてくれるので、
まさに“秘書”としての役割を果たしてくれているのです。
で、起業した当初は、知人の紹介で、とある会社の外注の秘書サービスを、
月額１万８０００円で利用していました。
非常に対応もよく、勝手知ったるところもあり、
なんのストレスもなく、９年間、ずっと使い続けていました。
しかし・・・。
ある日のこと、小さなトラブルがこの秘書センターとの間で起きて、
ちょっとこの外注秘書サービスの会社に、不信感を抱くことがあったんですね。
そして、試しに他社の見積もりをとってみたところ……
その外注秘書センターの「１万８０００円」という月額料金が、
相場よりも高いということに、初めて気がついたのです。
どうやら、９年間の間に、業界の競争が激しくなって、
一気に価格が下がったことを、ずっと知らずにいたんです。
そこで私は悩みました。
確かに、今の業者は９年間の付き合いがあり、
仕事の内容も分かっているし、電話対応の要領も分かっているので、
まったくストレスがありません。
このまま使い続けてもいいと思っています。
でも、明らかに相場よりも高い金額でサービスを利用しているのは事実です。
そして何より、新しい外注秘書センターに切り替えると、
また一から電話対応のルール等を説明しなくてはいけませんし、
料金が下がって、ろくでもない外注秘書センターになる可能性もあるので、
それなりにリスクを背負うことになります。
つまり、会社の核となる部分の利用サービスを切り替えるということは、
ある程度の「スイッチングコスト」を
覚悟しなくてはいけないところがあるのです。
このまま高い金額を払い続けて、安全パイでいくのか？
それとも、コスト削減を狙って、新たな業者とパートナーを組むのか？
いろいろ悩んだ挙句、私は、利用料金がはるかに安い
月額１万円の、新たな外注秘書センターに切り替えることにしました。
たかだが８０００円のコストカットですが、
このまま会社を10年、20年と経営していくのであれば、
これは積もり積もれば、かなりのコストカットになります。
で、結果、どうなったのか？
結論から言えば、切り替えた直後は、それなりにトラブルが多々発生しました。
勝手知ったる相手ではありませんし、お互いが誤解している点も多く、
最初の１ヶ月ぐらいは「切り替えるんじゃなかった」と思ったこともありました。
でも、そういうトラブルをお互いが話し合って理解しながら、
一つ一つ解決していき、３ヶ月ぐらい経って、
ようやく、以前の月額１万８０００円を支払っていた外注秘書レベルと、
同じぐらいの対応ができるようになりました。
今では、「竹内さんの会社の電話受付の人って、対応がすごいいいですよね」と、
お褒めの言葉をもらうぐらいまでになっています。
もしかしたら、月額１万８０００円の頃よりも、
今の月額１万円の外注秘書のほうがレベルが高いかもしれません。
いいですか？
今回は「外注秘書」という非常にシンプルな事例ではありますが、
このシンプルな仕組みですら、
スイッチングには、それなりのストレスがありました。
でも、利用料が下がったわけですから、
それなりのストレスが発生することは当然といえます。
要は、コストカットには、
それなりの「手間」と「時間」がかかることを覚悟した上で、
スイッチングしていかなければ、
絶対に経費など削減できるわけがないということは、
多くのビジネスパーソンが理解しなくてはいけないことなんだと思います。
ビジネスパートナーを切り替えることは、
リスクを伴いますし、苦労もあります。
でも、これはお金儲けと同じで、
常にコストダウンという作業には、ストレスがかかるものなのです。
さてさて、2015年は、私の予測カレンダーでも述べた通り、
『人材確保』が非常に難しくなっていくことは明らかです。
小さい会社は、できるだけコストを削減して、
利益追求に向けて、真剣に取り組んでいかなくてはいけません。
今、利用している料金やサービスには、常に疑いをかけて、
コストカットに「手間」と「時間」をかけることを覚悟した上で、
新たな仕組みづくりにチャレンジしていってもらえればと思います。
このような小さなコストカットを積み重ねた上で、
小さな会社の「利益」というのは、初めて生まれるんだと思いますよ。
■2015年の予測カレンダー
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編集後記
さて、今回、メルマガで紹介した月額１万円の外注の秘書センターは、
「フジコム」という会社で、昨年からお世話になっています。
■フジコム
http://www.fujicom-t.co.jp/
私のようなコンサルタント業以外にも、
美容室や医療関連、通販や士業など、
「電話対応が面倒くさいなぁ」
「予約の電話が面倒くさいなぁ」
「携帯に電話がいちいちかかってくるのは嫌だなぁ」
という会社であれば、ぜひ外注秘書サービスを活用してみてください。
「うちの会社は、電話対応を外注に任せられるような簡単なものじゃないんだよね」
とおっしゃる社長さんも多いですが、
いまどき、電話対応がマニュアル対応にできないような会社は、
いつまで経っても経費削減なんて不可能だと思いますよ。
しつこいようですが、今後、世の中は人材難になることは明らかです。
そうなると、中小企業が採用する人材の質が下がることが考えられますので、
どこかで小さい会社は、徹底して仕事をマニュアル化していく必要があります。
もちろん、最初は、そういう対応方法やマニュアル作りなどが、
いろいろ大変だとは思いますが、
このような面倒な作業を乗り越えた上で、初めて「コストカット」は実現します。
「お金儲けをする」という苦労と同じぐらい、
「経費を削減する」という苦労は、大変なんだと思いますよ。
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