こんにちは。いろはの竹内です。
先日、妻が「いいこと教えてあげる」と、
私に話かけてきたんですね。
「昨日、唐辛子を触った手でね」
「うん」
「コンタクトレンズをつけたの」
「・・・」
「すげぇ痛くて」
「・・・」
「のたうち回って」
「・・・」
「私、分かったの」
「なにを?」
「唐辛子を触った手でコンタクトレンズをつけてはいけないって」
「・・・」
「あなたも気を付けてね」
ふー。
ひとつ賢くなりました(自称:成田の物知り博士)
そんなわけで、本日のメルマガは、
「分かりやすい説明のコツ」
についてお話をさせていただきます。
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「何を言っているのか分からない」になる理由
相手に説明をするためには、以下の3つのプロセスが必要です。
1・自分が理解をすること。
2・相手の水準にあわせること。
3・「事実」よりも「理解」を優先すること。
1の「自分が理解すること」は、難しいことや複雑なことを、
自分自身が、完全に理解することです。
不完全な状態で説明を始めてしまうと、
どうしても説明にほころびが生じてしまいます。
まずは必死になって、その難解な事実を理解することに努めて、
隅から隅まで、完璧に情報をマスターする必要があります。
2の「相手の水準に合わせること」というのは、
仕事の背景や業務奈内容などを理解した上で、
話のレベルをあわせるために、工夫を凝らすことです。
たとえば、事例を用いて説明したほうがいいのか、
図版やイラストが多いほうが分かりやすくなるのか、
応用した、レベルの高い話をしたほうがいいのか、
相手の水準にあわせて、話を工夫する努力が、
説明する側には求められます。
3の「『事実』よりも『理解』を優先すること」というのは、
話を混乱させたり、誤解させたりするような『事実』があれば、
それらをあえてカットして、理解してもらうことを優先して
丁寧に説明をすることです。
たとえば、説明する内容に、
「A」と「B」と「C」の事象があった場合、
「B」の話をしてしまうと、
あえて「B」の話を削除して、
「A」と「C」だけで、説明する必要があります。
「Bの説明をしなくても大丈夫か?」
ここで優先しなくてはいけないことは、
「事実」を伝えることではなく「理解」をしてもらうことです。
あえて、理解の妨げになるような不要な情報があれば、
「説明しない」という選択をして、
より理解度が増して、相手に伝わりやすくなるのです。
いいですか?
説明のスキルが低い人は、目的が「説明すること」
相手に「理解させること」が、
自分が分かっていることだけを説明して、
自分の視点と常識だけを基準にして話を進めて、
ひたすら事実だけを羅列することに終始してしまうので、
結果的に、
「あの人の説明は分からない」
と、相手を困らせてしまう事態に陥ってしまうのです。
説明には必ず「相手」が存在しており、
その相手に「理解」をしてもらうことが大切であって、
自分自身が「説明する」ということ自体は、
正直、どうだっていいことなんです。
「何を言っているのか分からないです」
「整理して、もう一度説明して下さい」
「他の人に代わってもらえませんか」
と、残酷な仕打ちを受けてしまう人は、
説明する自分自身が「脇役」であり、
理解してもらう相手が「主役」であることを、
絶対に忘れてはいけません。
さてさて。
みなさんの身の回りに、説明が下手な人はいませんか?
その人は説明が下手なのではなく、「説明」
相手に「理解させる」が、後になってしまっているので、
そもそもの目的を入れ替える必要があります。
「説明」はコミュニケーションの一部ではなく、
相手に満足してもらうためのサービスであり、接客でもあるので、
そのあたりの顧客満足度を追求する気持ちがないと、
ビジネストークのスキルは、
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編集後記
サラリーマンは、同僚や先輩から刺激を受けるので、
ビジネススキルをどんどん向上させることができます。
しかし、独立すると自分以外からは情報が入らなくなるので、
学ぶノウハウは極端に少なくなってしまいます。
「自分で勉強すればいいじゃないか」
「交流会に参加して、他の人から刺激を受ければいいじゃないか」
そう思われる人も多いと思いますが、
そのような「自分の欲しい情報」「自分と相性のいい人」
残念ながら、ビジネススキルを向上させることはできません。
サラリーマンの時のように、自分の嫌な仕事をやらされたり、
自分の苦手な取引先と仕事をしたりしなければ、
仕事で必要とされる戦闘的なスキルは身につかないし、
自分自身を成長させることはできないのです。
私の場合、年に一回、予測カレンダーを作ることで、
苦手な情報、
また、毎週、執筆している日経MJのコラム取材のおかげで、
初対面の人と接触して、まったく知らない仕事の情報を入手し、
それを分かりやすく記事にまとめて、
インプットとアウトプットを同時に行っているので、
20年間、辛うじてスキルアップを続けることができています。
でも、本音を言えば、こんな修行僧のようなワークスタイルは、
あまり人にはお勧めするものではなく、
自分のスキルを磨いて成長したければ、
起業なんかせず、サラリーマンでいたほうが、
いろいろな意味で、成長することができるのではないかと、
そんな思いにもなったりするところが多々あったりします。
2025年もそろそろ1ヶ月経とうとしていますが、
私の作った予測カレンダーには、
1年間の「苦手」な情報もすべて網羅していますので、
一度、じっくりご覧になっていただければ、
コンサルタントの“苦労”が垣間見れるのではないかと思います。
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