仕事をする上で日常的に使っている伝票。でも、この伝票を印刷する際に損をしている会社って実は多いんです。ここでは社会人として知っておくべき伝票の基礎知識と、伝票を安くお得に印刷する方法に関して分かりやすく解説させていただきます。
伝票を印刷会社に頼まず自作で安上がりに印刷する方法もレクチャーしますので、最後まで読んでいただければと思います。
まず、伝票をお得に印刷するのであれば伝票の種類を把握する必要があります。書き方やフォーマット、印刷するときのサイズやカーボン使用などを理解しなければ印刷会社の営業マンの言いなりになって高い見積りを突きつけられてしまいます。
ここでは、伝票の種類や書き方のフォーマット、印刷するときのサイズや孔あけ、カーボンなどの加工方法など、伝票の印刷を発注するときに必要な情報をまとめています。
ご自身で作成、印刷するためのソフトやプリンターの解説もしています。あわせて参考にしてください。
印刷前に知っておきたい『５つの伝票の種類』
会社や企業の金銭の出入りや取引内容を記録し、集計しやすくするのが伝票です。主な種類は以下の５つです。
・入金伝票
・出金伝票
・振替伝票
・仕入伝票
・売上伝票
この5つを用いて取引内容を記録することを『5伝票制』と呼んでいます。これ以外に「支払明細書」や「預かり証」「仕訳伝票」「入出庫管理伝票」「荷物の送り状」なども伝票と呼ばれています。
一般常識として知っておくべき6つの伝票項目
印刷する前に情報として抑えておきたいことは自社の伝票のフォーマットです。これを理解しないで伝票を発注してしまうと、間違った伝票を作ってしまう可能性もあるので、しっかり抑えておかなくてはいけません。
一般的に取引を記録する伝票のフォーマットに共通する項目は、
「日付」
「科目」
「金額」
「摘要」
「合計」
「起票者」
この６点です。ちなみに「科目」は取引の内容を記載する欄となります。「摘要」の欄には取引の内容を科目よりも詳しく記載し、「合計欄」には合計金額を、「起票者」の欄にはその伝票を作成した人の名前を記します。
「なんで伝票を制作した人の名前を書かなくてはいけないの？」
そう思われるかもしれませんが、伝票は単に取引内容を管理するだけでなく、取引について詳細を記録しておくことで責任がどこにあるかを明らかにする必要があります。後日何か問題が生じたときに証拠としても使われたりするからです。
入金伝票と出金伝票
一般的な伝票と比較してシンプルなフォーマットで作れるのは『入金伝票』や『出金伝票』です。現金での入金のみ、または出金のみを管理する伝票なので一般的な伝票と違ってお金の出入りの方向を記載する必要がありません。一般的な伝票の項目に加えて入金伝票には「入金先」、出金伝票には「支払先」の項目があります。
通常、目立つ位置に大きめに入金先や支払先を記入する欄があり、どこからお金が入ってきたか、もしくはどこにお金を支払ったかがすぐに判断できるようになっています。
ちなみに入金伝票と出金伝票は片方が青色で片方が赤色なのですが、どちらが赤色の伝票か分かりますか？
「お金がマイナスになることを赤字っていうし、出金伝票の方が赤色じゃないかな？」と思った方は残念ながらハズレです。イメージとは逆で入金伝票が赤で、出金伝票が青になるので印刷する際は気をつけてください。
振替伝票
先ほどは現金の出入金を管理する入金伝票と出金伝票に関して触れましたが、企業の取引は現金の出入りを伴わない取引もたくさんあります。
例えば業務で使うコンピュータを購入して月末に支払う場合、商品を受け取ったけどまだお金を支払っていない状態なので経理上は「未払金」という「負債」が増えて「備品」という「資産」増えることになります。
商品を買ったけどまだお金を払っていないので出金伝票には記入できません。そのような現金の出入りがない取引を記入するのが振替伝票です。
3伝票制の場合は出金伝票・入金伝票で処理する取引以外の全ての取引を振替伝票に記入します。5伝票制の場合は、出金伝票・入金伝票に加えて次の項で紹介する仕入れ伝票・売り上げ伝票に記入する取引もありますが、それ以外は全て振替伝票に記入します。
振替伝票には、「貸方」「借方」の項目があるのが一般的です。振替伝票は黒色、青色、緑色で印刷することが多いので印刷時は色を間違わないように気をつけてください。
仕入伝票や売上伝票
日常的に使っている「売上伝票」と「仕入伝票」。みなさんはこの２つの伝票の違いが分かりますか？商品や材料などを仕入れたとき、その仕入取引を記録するのが仕入伝票です。
通常、上の目立つ部分に「仕入先コード」や「商店名」があり、どこから仕入れをしたのか取引先がわかるようになっています。そのほか、「商品名」「数量」「金額」「合計金額」などの項目があります。
一方、売上伝票は商品を売ったときの売上取引を記録する伝票です。フォーマットは仕入伝票とよく似ていて、目立つ部分に取引先を記入する欄があります。「商品名」「数量」「金額」「合計金額」など、そのほかの項目も仕入伝票とほとんど同じです。
この点を理解せずに伝票を印刷会社に発注してしまうと必要項目がなかったりして、印刷の際に大きなトラブルに発展してしまいます。
海外の取引先に英語の伝票を送らなきゃ！
よく使われる表現と注意点
次に海外の取引先とやりとりする英語の伝票の制作について解説します。
『うちの会社は英語の伝票なんて必要ないよ』 そう思う人もいるかもしれませんが、海外から荷物が届いたり、海外のお客様に何かを発送しなくてはいけないこともあるので、最低限、海外の伝票についての知識も抑えておかなくてはいけません。
主な伝票でよく使われる表現を知っていれば、英語で作成するのはそれほど難しくありません。そこで、よく使われる英語表現や作成時の注意点を説明しますので、英語で伝票を作成するときに参考にしてみてください。
見積書
見積書でよく使われる英語の表現は以下の通りです。
見積書 quotation
商品 merchandise
数量 quantity
単価 unit price
定価 list price
合計金額 total price
希望小売価格 suggested retail price
見積もり有効期限 quotation validity period
支払い条件 terms of payment
見積書の内容が正確でなければ、後々トラブルが発生してしまうかもしれません。行き違いが起こらないよう、必要事項は明確に記載する必要があります。特に、金額や支払い条件はしっかり記載しましょう。
請求書
請求書では、以下のような英語表現がよく使われています。
請求書 invoice
数量 quantity
単価 unit price
定価 list price
消費税額 sales tax
消費税率 tax late
合計金額 total price
振込先 bank details
銀行名 bank name
普通預金 ordinary account
当座預金 current account
口座番号 bank account number
名義人 bank account name
支払い期限 deadline for payment
請求書には、「bill」と「invoice」という2つの英単語があるので、どちらを使ったらいいのかと迷ってしまうかもしれません。
「bill」はお店のレジで渡されるレシートや、家庭に届く電気料金などの請求書によく使われる単語です。会社間のやり取りで使われる請求書には、「invoice」のほうが適しています。
納品書
納品書は、以下の表現を知っていればスムーズに作成できるでしょう。
納品書 statement of delivery
商品名 description
数量 quantity
単価 unit price
定価 list price
備考 remarks / notes
納品書は、商品やサービスを受領したことを示す証明書です。何について記載しているかわかるよう、商品名や数量をきちんと明記しましょう。
領収書
領収書には、一般的に以下の英単語がよく使われています。
領収書 receipt
現金 cash
小切手 check
郵便為替 money order
サイン signed by
受領金額 amount received
残高 balance due
領収書は、国や会社によって記載する内容が異なることもめずらしくありません。日本で一般的な請求書でも、国によっては記載内容が足りないケースもあるのです。
相手がどのような内容の領収書を求めているかを事前に確認しておけば、トラブルを避けることができるでしょう。
荷物の送付伝票
海外に荷物を送りたいときは、送り状の伝票を英語で記載しなければなりません。住所は日本語表記とは反対に、番地、町名、市町村名、都道府県名の順になります。荷物の伝票では、以下のような英語が使われています。
ご依頼主 from
お届け先 to
内容品の個数 number of items contained
正味重量 net weight
内容品の価格 value
内容品の詳細な記載 detailed description of contents
原産国 country of origin of the goods
日本郵便の国際スピード郵便（EMS）やヤマト運輸の国際宅急便などを利用する場合、荷物の伝票はすでに用意されているので自分で作成する必要はありません。英語表記とともに日本語でも記載されているので、一つずつ確認しながら記入できるでしょう。
伝票印刷で最も間違いやすい『サイズ』の話
伝票のサイズは、その伝票の種類や用途によってさまざまです。ここでは一般的なサイズの例を、伝票別にご紹介します。伝票を作成するときや注文するときに、サイズの目安として参考にしてみてください。
領収書 B6、A5
納品書 A5
請求書 A4、A5、B5
見積書 A4、B5
注文書 A4、B5
主に、A5、A4、B6、B5、B4などの規格サイズのものが使われています。使用頻度が高い領収書は、記載事項もそれほど多くないため小さなサイズのものが好まれます。その反対に、見積書や請求書など記載事項が多く、注意事項など大切なことを明示するものはA4サイズなど大きなものが使われます。
さらに、領収書などは同じサイズでも、タテ型とヨコ型のものがあります。どちらのほうが使いやすいかを考えて、用紙の向きを選ぶと良いでしょう。伝票の用途や使用シーンによっては、規格外のほうが使いやすいケースもあるかもしれません。
規格外のサイズの伝票を印刷したいときは、可能かどうか印刷会社に見積もりを依頼してみましょう。
各運送会社の伝票のフォーマット
伝票には、運送会社の荷物の送り状も含まれます。
ここでは、主な運送会社である日本郵便・ヤマト運輸・佐川急便の、それぞれの伝票のフォーマットを見てみましょう。
日本郵便
日本郵便の伝票には、左側に大きく「お届け先」「ご依頼主」の項目があります。「お届け先」には、配達先の郵便番号、住所、氏名、電話番号の記載が必要です。「ご依頼主」の欄には、自分の郵便番号、住所、氏名、電話番号を記入します。
右側には、希望があれば「配達希望日」「配達希望時間」を記入して指定することができます。特に希望がなければ「希望しない」を丸で囲む欄が設けられています。
「商品名」の欄には、送付する荷物の中身を明示します。遠方の場合は航空便を利用することもあるため、飛行機に乗せられる荷物かどうか判断するために商品名はできるだけ詳しく記載する必要があります。「こわれもの」や「なまもの」、「ビン類」であれば該当する箇所を丸で囲みます。
ヤマト運輸
ヤマト運輸の送り状は、「お届け先」「ご依頼主」「お届け希望日」「お届け希望時間帯」「品名」から成っています。「お届け先」と「ご依頼主」にはそれぞれ、郵便番号・住所・氏名・電話番号を記載します。宅急便センター受け取りサービスを利用する場合や、クール便で送りたい場合には、それぞれ該当する箇所に丸を付けましょう。
佐川急便
佐川急便の伝票も、左側に大きく「お届け先」「ご依頼主」の項目があります。「お届け先」には、他の運送会社と同様、配達先の郵便番号、住所、氏名、電話番号の記載が必要です。「ご依頼主」の欄には、自分の郵便番号、住所、氏名、電話番号を記入します。右側には、「品名」「個数」を記入する欄があり、送りたい商品の情報を記載します。クール便を利用する際は、「冷凍」または「冷蔵」のどちらかにチェックを入れます。
もっと安くできる！ 伝票を普通紙に印刷する方法
伝票印刷をするためには、伝票用などの特別な用紙を準備する必要があると考える人もいるかもしれません。しかし、伝票は普通紙に印刷しても特に問題ありません。印刷面がきれいに見えていて、文字やバーコードなどがきちんと読み取りできれば、普通紙で大丈夫です。
普段使用している普通紙でA4サイズの伝票を作ることでコストを削減するのもいいと思います。ただし、2枚つづりや3枚つづりなどの複写式の伝票を自分で印刷するのは簡単なことではありません。
複写式の伝票を印刷したいなら、業者に頼むことになるでしょう。
伝票はコンビニでも印刷できる？
主要なコンビニでの伝票印刷方法
プリンターがない、壊れているなどの理由により自分で伝票印刷ができないときは、コンビニで印刷する方法もあります。この方法を知っておけば伝票がなくなった時に対応することができたり、イレギュラーな伝票を印刷するときにやくだったり、伝票に関するいろいろな面でトラブルを回避できるようになります。
伝票をコンビニで印刷する方法
まず、パソコンやスマートフォンを使って伝票を作成します。伝票を作成できたら、そのPDFデータをUSBメモリなどに入れておきましょう。このUSBメモリをコンビニに持っていけば、マルチコピー機で印刷が可能です。
まずコンビニのプリンターの画面から「プリントサービス」を選び、「PDFプリント」を選びます。次に、USBメモリやSDカード、スマートフォン本体など、印刷したいPDFが入っているメディアを選択します。プリンター本体には利用するメディアと接続する端子があるので、該当する箇所にUSBメモリなどを差し込んで接続しましょう。データの読み込みが終わると、画面にデータの一覧が表示されるので、印刷したいものを選んで印刷します。
USBメモリがない場合には、コンビニ内のコピー機の「ネットワークプリント」というサービスを利用します。
各コンビニ専用の印刷のためのサイトもしくはアプリを使い伝票データをアップロードし、コンビニのコピー機でIDを入力すると印刷できる仕組みです。
パソコンかスマホから伝票のデータをアップロードする必要がありますが、USBメモリなどの外部保存媒体がなくても印刷できるので便利です。
運送会社の伝票を印刷したいとき
伝票の在庫がなくなって慌ててしまうので一番多いシーンは運送関連の伝票ではないでしょうか。久しぶりに発送業務をしようと思って総務部に行ったら伝票の在庫がなくて大変な思いを経験した人は少なくないと思います。
実はそのようなトラブルが多いことから運送会社のホームページでは、伝票がなくてもネットでデータをダウンロードして伝票が自宅の複合機やコンビニのコピー機で印刷できるサービスを提供しています。
以下、下記のページにアクセスしてみてください。
ゆうパック「webゆうパックプリント」
https://www.post.japanpost.jp/web-yu-packprint/」
クリックポスト「クリックポスト」
https://clickpost.jp/
ヤマト運輸「クロネコメンバーズ」https://cmypage.kuronekoyamato.co.jp/portal/entrance
佐川急便なら「e飛伝web」
https://e-hidenweb.sagawa-exp.co.jp/
ただし、各ページにログインするためには名前や住所、電話番号などの情報を入力して会員登録しておく必要があります。緊急事態に備えてあらかじめ済ませておくことをお勧めします。伝票を作成できたら、あとは同じようにそのデータをダウンロードしてPDFファイルとして保存し、コンビニで印刷することが可能です。ぜひ試してみてください。
複写式の伝票はどうやって印刷するの？
3枚つづりなどの複写式の伝票を印刷したい場合は、通常のインクジェットプリンターやレーザープリンターでは印刷することができません。印字ヘッドについたインクリボンで圧力をかけて印刷する、ドットイパクトプリンターと呼ばれる特殊なプリンターが必要です。しかし、そのような高性能なプリンターは値段が高く、個人で購入するのは難しいです。複写式の印刷に関しては専門の印刷業者に依頼してお願いした方が安く高品質な印刷が可能なので印刷会社に発注してしまったほうが良いでしょう。
家庭で伝票を印刷する方法
複写式のような特殊な伝票でなければ家庭で伝票を印刷するのは、難しいことではありません。パソコンとプリンターがあれば、簡単な操作で印刷が可能です。
伝票を手書きで書くと、大変な手間がかかります。伝票がたくさんある場合、多くの時間をロスしてしまうことになります。その伝票を見る人のことを考えて、きれいに書こうとして余計に時間がかかってしまうこともあるでしょう。
伝票の印刷方法を一度覚えてしまえば、伝票を手書きする手間がかからず、見た目もきれいに仕上がるのでおすすめです。
とはいっても、伝票のフォーマットにぴったり合うように設定したり印刷したりするには、難しく感じるかもしれません。そんなときに役立つのが、伝票印刷用のソフトを利用することです。
伝票を印刷するための主要ソフト
伝票印刷の助けとなるソフトがあれば、手軽できれいに、かつ安く印刷できます。ここで、代表的なおすすめソフトをご紹介します。
でんプリ
でんプリとは、日本郵便・ヤマト運輸・佐川急便・日本通運・西濃運輸・福山通運の、6社の運送会社の送り状や宛名シール、請求書などを印刷できる伝票印刷ソフトです。
ソフトをダウンロードすれば、印刷は無料で利用でき、煩わしい作業を自動化できます。アドレス帳機能や印刷履歴閲覧機能、Excelなどのソフトと連携できるインポート・エクスポート機能などもあります。
管理画面が見やすく、設定や操作がしやすいので初心者にお勧めです。
https://www.shopmaker.jp/denpuri.html
伝票印刷でん助
Excelと連携してドラッグ＆ドロップだけでデータの取り込みが可能なソフトが、伝票印刷でん助です。2枚つづりや3枚つづりの複写式伝票にも対応しています。荷札専用のプリンターがなくても、文字データやバーコードなどを一括で印刷できます。複写式伝票に対応しているので荷物のが多い小売業や流通業、ネットショップにお勧めです
http://www.intelsys.co.jp/densuke/
伝票印刷11
さまざまな伝票を多数の用紙に簡単に印刷できるのが、伝票印刷11です。伝票の書体やレイアウトにこだわりたい人や、パソコンが苦手な人にもおすすめです。体験版はフリーソフトとなっていて、無料でダウンロードできます。
https://www.printform.jp/denpyo/
自分で伝票印刷をするほうが得か？
ネットの激安印刷を使うのが得か？
今まで自作で伝票を印刷する方法を述べてきましたが、やはり手間や伝票の仕上がり具合を考えると、印刷会社に伝票制作を頼んだほうがいいと思います。特に取引先やお客様に見せるための伝票になりますから、しっかりしたものを印刷会社で作ったほうが長い目で見てプラスになることが多いと思います。
『でも印刷会社に頼むと高いんだよなぁ』
そう思われている人も多いと思いますが、実はネットの印刷会社を利用すれば、安く伝票を印刷することができます。うまく活用すれば自作よりも伝票を安く作ることもできます。
ネットの印刷会社を探すのは簡単です。まず、ヤフーやグーグルで「印刷 伝票」という言葉で検索してみてください。そうすると安く伝票を印刷してくれるサイトがたくさんヒットします。その中で価格や納期がめぼしいサイトがあれば、インターネット上で会員登録をしましょう。
そして、「領収書」「納品書」請求書」など印刷したい伝票の種類を選びます。例えば、「領収書」を選んだ場合、さらに「控え付き領収書」「複写領収書」「大判領収書」などが選べることが多いので、希望するものを選択しましょう。
納品書や請求書なども、同じようにいくつも種類があります。オプションで、伝票にナンバリングをするかどうか、社印を入れるかどうか、カラー印刷にするかなどを選べることもあります。
次に、印刷部数とお届けまでの日にちを選択します。印刷部数が多いほど、1部あたりの費用が安くなるのが一般的です。また、納期を伸ばしたほうが安くなるので、できるだけ前もって在庫を確認して、伝票の印刷するほうがお得です。住所・氏名・電話番号などのお届け先情報や、支払い方法なども選択します。
その後、印刷したいデータを入稿して印刷内容を確認します。まだデータを作成していない場合は、印刷会社のテンプレートを使ってオンライン上で作成が可能です。
注文が完了したら、印刷に適しているかどうかを印刷会社がチェックしてから印刷をしてくれます。
印刷伝票の覚えておきたい加工方法の種類
ネット印刷でもう一つ重要なことは“加工方法”です。ここさえ知っておけばわざわざ印刷会社の営業マンを介さなくても、安くて質の良い伝票を印刷することが可能になります。
減感加工
減感加工とは、複式伝票を印刷するときに、指定した部分は複写しないように特殊なインクを使用することです。この特殊なインクは透明で、あとから文字を上に書いたり印刷したりできます。減感加工により、特定の部分だけ発色をおさえることも可能です。個人情報や印影などを保護したいときにも利用できます。
ミシン加工
ハサミなどがなくてもきれいに切り取れるよう、指定した場所にミシン目を入れる加工です。複式伝票において、2枚目以降を切り離すためによく使われています。
ナンバリング加工
注文した伝票の1枚1枚に、連番を印刷する加工で、伝票整理や伝票管理に役立ちます。何番から始めるかは、注文のときに指定できます。
孔開け加工
バインダーやファイルなどに保管しやすいよう、パンチ穴を開ける加工です。1穴にするか2穴にするか、穴と穴の距離や穴の大きさをどのくらいにするかなどを設定できます。
カーボン印刷加工
印刷した用紙に、カーボンを印刷する加工です。ノーカーボン用紙でなくてもカーボンを印刷すれば、複写ができるようになります。
伝票を印刷するときの入稿方法は？
印刷会社に注文する際には、印刷したいデータを入稿しなければなりません。
『でも、パソコンで伝票のデータなんて作れないし・・・』
そういうパソコンの知識がない人のために紹介するのがネット印刷のラクスル
のサービスです。
データを入稿するには、まず印刷会社のホームページからデータ入稿の画面を開きます。そうすると、入稿方法を選択できます。
たとえば、「ネット印刷のラクスル」では、「スピードチェック入稿」と「オペレーターチェック入稿」から選択可能です。
「スピードチェック入稿」は、ブラウザの画面上から自動でデータをチェックできます。利用者がプレビュー画面で仕上がりを確認して入稿確定し、印刷工程にすすめます。
一方、「オペレーターチェック入稿」はプロのオペレーターが目視でデータをチェックしてくれるものです。チェックが完了したらメールで連絡があるので、利用者は最終確認をして印刷工程に入ります。
このほか、過去に注文したデータをもう一度印刷する場合は、「過去のデータから入稿」を選ぶことができます。
伝票を印刷会社で印刷する場合の価格の目安
伝票印刷にかかるコストは、印刷業者によって異なります。中小企業を対象にした印刷会社であれば、少ない数での注文も受けてくれるでしょう。
たとえば、納品書や請求書を5セットくらいから、合計金額が1万円に満たない少額の注文でも受付可能な印刷会社もあります。
印刷会社の価格の目安は、1枚つづりで100枚1セットの伝票を注文した場合、10セットで7000円～2万円ほどです。印刷会社によっては、伝票のセット数と印刷代が別にかかるケースもあるので注意が必要です。各印刷会社の価格表や見積もり表などをよくチェックして、総額でいくらかかるのかをきちんと確かめましょう。
当然ながら、セット数は多く頼むほうが1セット当たりの価格は安くなります。いずれ必要になるものなら、まとめて多めに注文すれば、コストをおさえることができます。
伝票に対応してくれる印刷会社
伝票を印刷してくれる印刷会社はいくつもあります。たとえば、「激安本舗 伝票印刷.com」や「print net」などです。1枚つづりの伝票だけでなく複写式伝票も印刷可能で、ミシン加工や減感加工などの加工によるカスタマイズもできます。
働く人のネット印刷「ラクスル 」もおすすめです。2017年1月の楽天リサーチ調べでは、顧客満足度1位を獲得している会社です。24時間注文を受け付けていて、全国送料無料で配送してもらえます。印刷サンプルも無料で請求できるので、伝票の質感や仕上がりを実際に見て、イメージと合うかどうか確認してから注文できます。
以上のように伝票のマメ知識と印刷方法についてまとめさせていただきました。伝票は項目とフォーマットを理解すれば自宅の複合機やコンビニのコピー機でも制作が可能です。
しかし、やっぱり手間と仕上がり具合を考えれば印刷会社にお願いしたほうがいいかもしれません。特にネット印刷の場合は、安いだけではなくて自分で簡単に伝票のデザインが組める簡単ツールが無料で提供されているので、その点を活用すればクオリティの高い伝票が安く大量に作れるようになると思います。ぜひ、これらのノウハウを参考にして、経費削減のお役に立てればと思います。
